郵便局での内容証明の出し方

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内容証明郵便は大きな郵便局でしか出せない

郵便局

内容証明郵便はどこの郵便局からでも出せるというわけではありません。 郵便局には、郵便物の集配をする郵便局としない郵便局とがあります。

内容証明郵便を取り扱うのは、集配郵便局と地方郵政局長が特に指定した無集配郵便局に限られています。大きな郵便局ならまず大丈夫ですが、小さな郵便局に出そうとする場合は、あらかじめ電話で内容証明郵便を取り扱っているか確認した方がよいでしょう。

内容証明郵便は、これを利用する者の権利義務に重大な関係を及ぼすものですし、また内容証明郵便の手続きは煩雑なので、内容証明郵便のことをよく知っていて取り扱いが可能な郵便局だけが行うことになっています。

内容証明・取扱郵便局を調べる

どこの郵便局で取り扱っているのかわからない場合には、次のページで調べることができます。

内容証明・取扱郵便局

郵便局にもっていく物

郵便局にもっていく物は次のものです。 (1)内容証明郵便にする手紙文(同文のもの)三通 (2)封筒一通 (3)差出人の印鑑(修正用) (4)郵便料金

封筒は、表側に相手方の住所氏名を、裏側に差出人の住所氏名を書き、封をしないで持って行きます。このとき、封筒の住所の書き方は、内容証明の文書に書いたものと全く同じにします(〇丁目×番地を、〇‐×と略すかどうかなど)。

持参するもの

郵便局へ内容証明郵便を出しに行くときには、必ずしも印鑑を郵便局に持参する必要はありませんが、持参する方が無難です。自分では、字数や記号などの数え方が間違っていないと思っても、句読点やかっこ等を見落としていた場合に、郵便局で指摘され、その場で訂正しなければならないことがあります。これは手書きの場合でもパソコンによるプリントアウトの場合でも同じです。

内容証明郵便を出すときの手続き

三通の同文の手紙と封筒を郵便局の窓口に差し出しますと、郵便局員はその文書が内容証明郵便の書式に従って書かれているかどうかを調べます。これは、形式的審査であって、手紙の内容そのものをみているのではありません。字数、行数、訂正印が押されているか、契印があるかなどを確認します。

郵便局員は書式に問題がなければ、3通の手紙それぞれに郵便局の契印を押し、その手紙の末尾余白に、 「この郵便物は平成〇〇年〇〇月〇〇日第〇〇〇号書留内容証明郵便物として差し出されたことを証明いたします〇〇郵便局長」と記載し、その下に認証スタンプを押してくれます。一通だけでなく、同文の手紙三通全部につき行います。

それができると、三通のうち一通を郵便局で証明用に保管し、一通を差出人に控えとして返します。残りの一通は、郵便局員立会いの下に、差出人が封筒に入れて封をし、郵便局員に渡します。これが受取人に郵送されるのです。

この時、 所定の郵便料金を支払い、郵便局員から差出人に「書留・配達記録郵便物受領証」が渡され、内容証明郵便の差出手続きは完了です。

「書留郵便物受領証」には、内容証明郵便をいつ引き受け、引受番号は何番かが記載されています。この受領証は、その書留郵便物が何らかの事情により受取人に配達されなかった場合に生ずる損害賠償を郵便事業株式会社へ請求するときに必要です。また郵便局に保管してある内容証明郵便を閲覧したり、あるいは内容証明郵便を紛失した場合に再度証明をしてもらうときにも必要ですから、大切に保管しておかなくてはいけません。

配達証明にすることを忘れずに

内容証明郵便は、当然には配達証明がセットになっていません。配達証明を付けておかないと内容証明郵便が相手に届いたことが証明できず、内容証明郵便にした意味が無くなってしまいます。 ですから、郵便局の窓口で内容証明郵便を出すときに必ず、「配達証明つきでお願いします」と言います。もし言わなくても郵便局員に、「配達証明つきにしますか?」と聞かれるはずです。

配達証明付きにしていれば、何日かして、郵便局から差出人宛てに、〇〇年〇〇月〇〇日受取人に配達したことを証明しますという郵便物配達証明書(はがきの裏面に記載されています)が送付されます。これが、内容証明郵便がいつ配達されたのかの証拠になるものです。この配達証明書は、内容証明郵便や書留郵便物受取証と一緒に保管しておきます。

配達証明を頼む場合は、配達証明料が必要です。平成21年4月1日現在300円です。配達証明は、内容証明郵便を出すときに頼むのが普通ですが、出したあとでも差し出した後から一年以内なら配達証明をしてもらえます。その場合に必要な配達証明料は420円となります。